Bedeutung eines Intranets für Consulting Unternehmen

Bleiben Sie verbunden

Durch die Digitalisierung unserer Arbeitswelt und die allgegenwärtige Internetverbindung unserer Arbeitsgeräte hat sich die Arbeitsweise vieler Mitarbeiter in den letzten Jahren stark verändert. Es ist weniger wichtig geworden, wo sich ein Mitarbeiter gerade befindet, wenn er seiner Arbeit nachgeht. Ob im Büro, beim Kunden, im Home Office oder von unterwegs aus kann er durch eine intelligente Intranetlösung doch stets mit allem verbunden sein und hat stets Zugriff auf seine Dokumente und Daten. Das enorme Potential eines Intranets zum Thema Mobile Working wird hingegen noch von vielen Unternehmen häufig unterschätzt. Das staubige Image des Intranet suggeriert die reine Darstellung von zentral gepflegten Informationen und den ausschließlichen Zugriff innerhalb der Firmenräume. In den letzten Jahren hat sich hier jedoch einiges getan. Durch die vielfältigen Einsatzszenarien kann ein unternehmensweites Intranet gerade für Beratungsunternehmen von großer Bedeutung sein – das Intranet als Kommunikations- und Kollaborationsplattform im Unternehmen, das Bindeglied zwischen Consultants im Kundeneinsatz und Arbeitgeber.

Zugriff jederzeit von überall

Intranets können heute mit wenig Aufwand außerhalb des Firmennetzes zugänglich gemacht werden. Der Web-Browser dient somit als universeller Client und ist auf allen wichtigen Desktop- und Mobil-Plattformen verfügbar.

Dem nomadischen Mitarbeiter wird damit ein beständiger Bezugspunkt zu seinem Unternehmen geboten, sowie einen universellen Einstieg in alle unternehmensweiten Informationen.

Steigerung der Informationsqualität

Durch die strukturierte Ablage von Informationen herrscht Ordnung. Moderne Systeme bieten neben Verschlagwortung und Meta-Daten-Verwaltung ebenfalls Versionierung und Genehmigungsprozesse Ihrer unternehmensrelevanten Dokumente. Über eine Schnittstelle zum Dokumenten Management System ist auch revisionssichere Ablage und Archivierung möglich. Neue Dokumente können heute oft schon mit simplem Drag&Drop innerhalb von Sekunden in ihrem System anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Durch das hohe Maß an Aktualität machen Sie Ihre Inhalte für Ihre Mitarbeiter interessant.

Förderung der Zusammenarbeit

Auch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird durch den flexiblen Zugriff gefördert. Moderne Systeme bieten Projekt- und Abteilungswebseiten für gemeinsame Kalender- und Terminverwaltung, Kontakt- und Aufgabenverwaltung wie auch soziale Komponenten, um ein gemeinsames Teamverständnis zu erhalten. Mitarbeiter können auf diesen Teamseiten jederzeit unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort zusammenkommen, um einen schnellen und reibungslosen Austausch von Informationen zu erreichen. Das gemeinsame und auch gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten reduziert Doppelarbeit und steigert die Arbeitseffektivität und das positive Nutzererlebnis Ihrer Mitarbeiter.

Schutz des Unternehmenswissen

Der Wissensaustausch der Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in Beratungsunternehmen. Sammeln Sie mit Hilfe von Team-Wikis und dem Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank das Wissen Ihrer Mitarbeiter und stellen Sie dieses Kapital systematisch dem gesamten Unternehmen zur Verfügung. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor dem inneren Verlust von Informationen, der zwangsläufig mit dem Fortgang eines Mitarbeiters oder dem digitalen Datenverlust verbunden ist. Wissen wird zukünftig geteilt und damit potenziert.

Erzeugen von Synergien

Durch die Bereitstellung von Informationen und Prozessen in einem zentralen System können über Projekt- und Abteilungsgrenzen hinaus Daten verfügbar gemacht werden. Folglich können Synergien zwischen verschiedenen Abteilungen, Projekten und Teams besser erkannt und genutzt werden. Der Blick über den Tellerrand macht die Einführung weiterer Standards und einen daraus resultierenden gemeinsamen Nutzen realistisch. Standards sind gerade in Unternehmen mit häufig wechselnden Projektteams essentiell, um ein einheitliches Verständnis innerhalb der Teams zu schaffen.

 

Effektive Informationsverteilung

Die zentrale Bereitstellung von unternehmensrelevanten Informationen entlastet nicht nur Vorgesetzte bei der Verteilung der Information, sondern bringt auch Vorteile für den konsumierenden Mitarbeiter. Abhängig vom verwendeten System stehen diesem komfortable Benachrichtigungsfunktionen zur Verfügung, um bei Änderungen relevanter Informationen in dem vom Mitarbeiter bevorzugten Rhythmus zur gewünschten Uhrzeit vom System benachrichtigt zu werden. Diese Methode reißt Ihre Berater nicht unnötig aus der Kundenarbeit, sondern unterstützt sie, genau die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, genau zu der Zeit, wann sie sie brauchen.

Stärkung der Identifikation mit dem Arbeitgeber

Ein Intranet bietet dem nomadischen Mitarbeiter einen beständigen Bezugspunkt zu seinem Unternehmen. Dadurch fühlen sich selbst reisende Mitarbeiter nah am Geschehen und identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber. Diese Identifikation kann durch soziale Komponenten innerhalb des Intranets verstärkt werden. 

Firmenintern kommunizieren und diskutieren

Soziale Komponenten bieten die Möglichkeit der Kommunikations- und Kontaktaufnahme mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens und stellen Feedbackkanäle zur Förderung von Diskussionen und Dialogen dar. Durch diese Mechanismen binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein und steigern infolgedessen sowohl die Zusammenarbeit, als auch die Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung durch stärke Identifikation. Ein firmeninternes Social Network bietet einen Blick hinter die Kulissen des Unternehmens, der Abteilungen und Teams und schafft eine freundschaftliche Basis der Zusammenarbeit. 

Gesucht? Gefunden!

Zur Steigerung der Akzeptanz aus Mitarbeitersicht ist eine Enterprise Suche ein sicheres Werkzeug.Neben der Volltextindizierung aller im Intranet bereitgestellten Informationen können abhängig vom verwendeten System weitere Datenquellen eingebunden werden: externe Webseiten, Produktkataloge und Informationen aus angebundenen Systemen. Eine Enterprise Suche zeigt genau DIE Information, die der Mitarbeiter sucht. Dadurch wird nicht nur der Zeitaufwand für die Suche nach erforderlichen Informationen reduziert, weil der Mitarbeiter nur noch an einer Stelle suchen muss. Sondern es wird auch die Personensuche in den Suchvorgang mit einbezogen. Dadurch können auch Experten und Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens mit der Suche nach Stichworten ausfindig gemacht werden. 

Kosten:

Jede Investition muss sich natürlich rechtfertigen. Ein Intranet bietet für Sie als Beratungsunternehmen die zentralen Ansätze, um Kosten einzusparen:

  • Schnelle Einführung von neuen Mitarbeitern durch die zentrale Bereitstellung von relevanten Informationen
  • Steigerung der Produktivität innerhalb der einzelnen Teams durch Bereitstellung von Team-Seiten und vernetzen der Mitarbeiter untereinander durch soziale Komponenten
  • Zeitersparnis der Mitarbeiter bei der Informationsbeschaffung
  • Und schlussendlich Investitionssicherung durch Minimierung von potentiellen Risiken, die mit einem Verlust von Informationen und Ihrem Unternehmenswissen einhergehen.

Sie spüren, ein Intranet ist gerade für Beratungsunternehmen die zentrale Drehscheibe. Es kann die Chancen, Zusammenarbeit, Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter trotz geographischer Entfernung steigern. Die richtige Informationsstrategie ist dabei ganz entscheidend für den Erfolg Ihres Intranets.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung Ihres Intranets? Oder haben Sie bereits ein System im Einsatz und möchten Sie mit uns das gesamte Potential Ihres Systems entfalten? Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen Strategien, damit Ihre zentrale Drehscheibe auch in der Zukunft in Schwung bleibt!

Mehr Informationen hierzu finden Sie unter: Intranet mit SharePoint