NINTEX Workflows mit NINTEX Forms

Nachdem wir uns im letzten Jahr bereits mit NINTEX Workflows befasst haben, zeigen wir heute eine weitere Einsatzmöglichkeit für „NINTEX Workflows“ in Kombination mit „NINTEX Forms“.

Ein kurzer Rückblick:

Was sind Workflows in Sharepoint?

Workflows im SharePoint (oder „Flows“ in O365) können die tägliche Arbeit um einiges erleichtern, indem sie Prozesse automatisieren und im Hintergrund Arbeit verrichten, die sonst meist von einer einzelnen Person ausgeübt werden würde. Sprich, E-Mails verschicken, Personen informieren, Inhalte einpflegen, Elemente anlegen, Seiten einrichten, Berechtigungen setzen, Genehmigungen einholen… Der Fantasie sind hier nur wenige Grenzen gesetzt.

NINTEX ist ein umfangreiches Drittanbieter-Tool für den SharePoint, dass das Arbeiten mit diesen Workflows optisch ansprechend, und im Gegensatz zu den integrierten SharePoint Workflows, vereinfacht darstellt. Zusätzlich bietet das Tool „NINTEX Forms“ an, was es ermöglicht Formulare im SharePoint optisch, aber vor allem funktionell, ohne Programmierung zu erweitern. (Das Lizenzmodell und weitere Informationen finden Sie auf www.nintex.de).

Beides kommt in unserem heutigen Beispiel Zum Einsatz

Für eine Qualitätsmanagement Abteilung einer Teilgesellschaft eines Großkonzerns, gab es die Anforderungen einen Maßnahmenkatalog, der bisher in Form einer Excel Tabelle gepflegt wird, in den SharePoint zu übertragen, damit der zugrundeliegende Prozess durch eine Automatisierung effizienter und mit größerem Umfang durchgeführt werden kann. 

Der Prozess:

Eine Maßnahme wird identifiziert und mit einigen Kerndaten festgehalten, darunter der*die Verantwortliche und das geplante Umsetzungsdatum. 

workflows forms

 

Dies wird über ein mit „Nintex Forms“ erstelltes Formular erfasst:

workflows forms
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Bei der Erstellung einer neuen Maßnahme wird diese Person automatisch per Mail benachrichtigt und soll, sobald sie die Maßnahme fertiggestellt hat den Status ändern. Dieser Automatismus wird wiederum durch „NINTEX Workflow“ realisiert. 

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Diese Person kann dann den Status auf „Abgeschlossen“ setzen oder eine Verlängerung der Frist beantragen. Dann erhält QM eine Anfrage per Mail und kann diese genehmigen oder ablehnen.

workflows forms
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Sollte die Umsetzung 6 Wochen vor Fristende nicht durchgeführt worden sein, erhält die maßnahmenverantwortliche Person eine Erinnerungsmail. 

Optisch werden die Status in Anbetracht der Fristnäherung oder Überschreitung durch Farbindikatoren in der Liste unterstützt. 

 
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Zusätzlich gibt es eine Archiv Funktion, das heißt, als „archiviert“ gekennzeichnete Maßnahmen erscheinen nur noch in einer dafür vorangefertigten Ansicht.

Vorteile des Einsatzes einer SharePoint Liste im Vergleich zur Nutzung einer Excel Tabelle ist unter anderem das Berechtigungssystem im SharePoint. Es kann festgelegt werden, wer Maßnahmen anlegen und bearbeiten darf und wer welche Maßnahme sieht. Des Weiteren muss die QM Abteilung den Verantwortlichen nicht mehr hinterher telefonieren, wenn Fristen nicht eingehalten werden, denn Erinnerungen werden automatisch vom System verschickt. Es können verschiedene Ansichten generiert werden, die vorgefilterte Inhalte je nach Bedarf anzeigen. Die Daten in der Liste sind immer aktuell und von den berechtigten Personen immer einsehbar. Zudem kann parallel gearbeitet werden. 

Und wenn zusätzlich ein Excel Export benötigt wird, ist auch das von Haus aus mit SharePoint möglich.

Sehen Sie eine vergleichbare Anforderung in Ihrem Betrieb?

Mit unserem Know-How im Umgang mit Workflows auf allen SharePoint Plattformen (on premises oder in der der Cloud) begleiten wir Sie bei der Prozessanalyse und beraten Sie gerne hinsichtlich der Umsetzungsmöglichkeiten.

 

Wenn Sie ein persönliches Gespräch wünschen, dann kontaktieren Sie uns hier: info@allgeier-ps.com